メンタルヘルス不調により従業員が休職する際、会社は就業規則に沿って、必要な手続きや支援体制を整える必要があります。
会社の備品の返却やネットワークへのアクセス権を確認するほか、診断書などの提出書類、休職中の連絡方法や頻度もあらかじめ決めておきましょう。
また、傷病手当金の申請支援や社会保険料の取扱いについても、本人に分かりやすく案内することが大切です。
休職から復職までの流れを事前に共有し、療養に専念できる環境を整えることで、従業員の不安を軽減することができます。
目次
休職中の従業員への対処法
メンタルヘルス不調により従業員が休職する場合、会社は、貸与している備品やネットワークへのアクセス権をどのように扱うか検討する必要があります。
業務用パソコンや社用携帯を返却してもらうのか、イントラネットや業務システムへのアクセスを停止・制限するのかを、情報管理と療養への配慮の両面から整理しましょう。対応基準をあらかじめ定め、対象者によって扱いが大きく変わらないようにすることも必要です。
休職中に提出してもらう書類や提出時期についても、就業規則や社内手続きに沿って明確にしておきます。診断書や経過報告を求める場合は、復職判断などに必要な範囲にとどめ、本人の負担や健康情報の取扱いにも配慮します。連絡窓口や頻度をあらかじめ決め、業務上の連絡が療養を妨げないようにすることも重要です。
さらに、休職中の賃金、傷病手当金の申請、社会保険料の負担や納付方法についても、本人に分かりやすく案内します。休職から復職までの手続きと支援の流れを整えておくことで、従業員が安心して療養し、復職を目指せる環境につながります。
（1）会社の備品やアクセス権
会社が従業員にパソコンやスマートフォンを貸与している場合、休職中は原則として回収する運用が考えられます。端末を手元に残すと、本人が業務メールを確認してしまい、療養に専念できない可能性があるほか、紛失や情報漏えい、セキュリティ更新の遅れといったリスクもあるためです。
ただし、貸与品の回収によって「退職を迫られているのではないか」と不安を感じる従業員もいます。就業規則や貸与物管理規程に休職時の返却ルールを定めたうえで、雇用の終了を意味する措置ではなく、療養への配慮と情報管理が目的であることをていねいに説明しましょう。
社内ネットワークや業務用メールへのアクセスも、休職中は停止または必要な範囲に制限するのが一般的です。一方、傷病手当金の申請、診断書の提出、復職手続きなどに必要な連絡まで途切れないよう、人事担当者の連絡先や個人メール、郵送など、業務システムを使わない連絡手段を確保しておくことが大切です。対応は社内規程に基づいて公平に行いましょう。
（2）休職中に提出させる書類
会社は一般に、従業員から主治医が作成した「〇年〇月〇日まで就労が困難で、療養を要する」といった診断書の提出を受け、就業規則に基づいて休職の可否や期間を判断します。診断書に記載された期間を超えて休職を継続する場合は、会社の規程や本人の状態に応じて、主治医の意見を確認できる診断書の再提出を求めます。
提出時期や費用負担をめぐる行き違いを防ぐため、必要書類と手続きを就業規則や休職規程に明記し、休職開始時に説明しておきましょう。
傷病手当金支給申請書は、給与の支払い状況について事業主の証明が必要です。
協会けんぽでは、給与の締切日に合わせた1カ月単位の申請を勧めていますが、毎月の提出が法律上の一律義務というわけではありません。申請書の受け渡しを連絡の機会にする場合も、病名や症状を必要以上に聞き出さず、本人の負担や健康情報の取扱いに配慮することが大切です。
休職前に連絡窓口、手段、頻度、必要な手続き、復職までの流れを共有しておきましょう。
復職の準備段階では、生活リズムや睡眠が安定しているか、通勤や所定労働時間に対応できるか、業務に必要な注意力・集中力が回復しているかなどを確認します。ただし、主治医の「復職可能」という診断だけで決めるのではなく、産業医等の意見や職務内容も踏まえ、会社が総合的に判断します。
生活記録表は、本人の負担に配慮しながら、必要に応じて一定期間作成してもらう方法があります。期間を一律に2週間や1カ月と定めるのではなく、確認目的や本人の状態に合わせて運用しましょう。
（3）休職中の賃金
休職中の賃金は、「ノーワーク・ノーペイ」の考え方から無給とすることができます。ただし、休職中の賃金の取扱いは法律で一律に定められていないため、就業規則や賃金規程に明記しておくことが重要です。
賃金計算期間の途中から休職する場合、基本給は所定労働日数や月平均所定労働日数を基準に日割り計算する方法があります。計算方法はあらかじめ規程に定めておきましょう。
家族手当や住宅手当は、生活補助の性格があっても、当然に全額支給されるわけではありません。それぞれの支給要件や賃金規程に沿って判断します。通勤手当も、実際に通勤しない期間は不支給とする運用が考えられますが、返還や日割りの方法を明確にしておくことが大切です。
（4）傷病手当金、社会保険料
傷病手当金は、健康保険の被保険者が業務外の病気やケガの療養により仕事に就けず、十分な給与を受けられない場合に支給されます。連続する3日間の待期を経た後、4日目以降の仕事に就けなかった日が支給対象です。
1日当たりの支給額は、原則として、支給開始日前12カ月間の各標準報酬月額を平均した額を30で割り、その3分の2に相当する額です。加入期間が12カ月未満の場合は、別の計算方法が用いられます。申請書は、協会けんぽや加入する健康保険組合のホームページなどから入手できます。傷病手当金を受ける権利は、支給対象となる日ごとに、その翌日から2年で時効となるため、申請を先延ばしにしないことが大切です。
休職中も被保険者資格が続く限り、健康保険料と厚生年金保険料は原則として発生し、事業主と従業員がそれぞれ負担します。無給で給与から控除できない場合、会社は従業員負担分を合わせて納付したうえで、振込や復職後の精算など、就業規則や本人との合意に基づく方法で徴収します。傷病手当金から会社が一方的に差し引くのではなく、金額や支払方法を事前に明確にしておきましょう。
（5）休職中の副業の可否
休職中は、原則として療養に専念することが求められます。
過去の裁判例には、会社から本給の一部を受け取りながら、承認を得ずにオートバイ店を経営していた従業員について、懲戒解雇を有効としたものがあります（ジャムコ立川工場事件／東京地裁八王子支部・平成17年3月16日判決）。
厚生労働省は副業・兼業を促進していますが、休職中の副業を一律に認める趣旨ではありません。可否は、就業規則、休職の目的、副業の内容や時間、療養への影響などを踏まえて個別に判断します。
本人から申出があった場合は、主治医や産業医の意見も確認し、復職を妨げないか慎重に検討しましょう。
（6）休職期間満了が近くなったときのポイント
休職期間満了時の取扱いは、就業規則により、復職できない場合を自然退職または解雇と定めているケースがあります。そのため、満了日が近づいたら、復職手続きや必要書類、判断までのスケジュールを本人へ早めに案内しましょう。
本人が十分に認識しないまま満了すると、退職の扱いや復職判断をめぐるトラブルにつながるおそれがあります。主治医から復職可能との診断書が提出された場合も、それだけで決定せず、本人の同意を得て主治医へ照会し、産業医などの意見や実際の業務内容を踏まえて判断します。
案内時期や診断書の提出期限に法律上の一律基準はありません。
社内面談や医学的意見の確認に必要な期間を逆算し、余裕を持って進めましょう。休職期間の延長にも一般的な法定義務はありませんが、就業規則や過去の運用、回復状況を確認し、合理的配慮や業務上の傷病に関する解雇制限が問題となる場合は、個別に慎重な検討が必要です。
（7）復職に向けた準備と職場復帰支援
復職に向けた準備は、従業員から主治医の復職可能という診断書が提出された段階から進めます。
主治医の判断は、「日常生活における回復」を基準としている場合もあるため、診断書だけで復職を決定するのではなく、本人との面談や産業医などの意見を踏まえ、通勤や所定労働時間への対応、注意力・集中力、再発のおそれなどを総合的に確認することが大切です。
復職が可能と判断した場合は、勤務時間、業務内容、残業や出張の制限、相談先、フォロー面談の時期などを定めた職場復帰支援プランを作成します。必要に応じて、短時間勤務や負担の少ない業務から始め、回復状況を見ながら段階的に通常勤務へ戻します。
ただし、配慮の内容や期間は一律に決めず、本人の状態と職場の状況に応じて調整しましょう。
復職後も、上司、人事労務担当者、産業保健スタッフなどが連携し、勤務状況や体調の変化を定期的に確認します。業務負担が大きすぎないか、周囲との関係に問題がないかを見直し、必要に応じて支援プランを修正することが、再休職の予防につながります。
まとめ
メンタルヘルス不調で従業員が休職する際には、診断書の提出頻度を明確にし、休職中も健康状態を把握するなどが必要になります。
また、ストレスチェックを定期的に実施し、高ストレス者には医師の面談を提供することで、職場環境の改善につなげることができます。休職が必要になる前に、早めにケアを行うことで、メンタルヘルス不調を未然に防ぐことが可能になります。