テレワークと残業|残業代の支払いは?どう管理する?

テレワークにおける課題としてよく上げられるのが、労働時間の管理です。
テレワークでの業務でも、会社の労働者であることに変わりはありませんので、労働基準法などのさまざまな法律が適用されます。そして、労働時間の適正な把握が必要ですし、承認された残業に対する手当の申請があれば支払う必要があります。
しかし、「テレワークだと労働時間の管理が難しく、結果的に長時間労働につながりやすい。それでも残業代を支払わなければならないのか」といった声も多く聞かれます。

長時間労働は、残業代の支払いの増加という懸念だけでなく、メンタルヘルス不調に陥りやすいという問題もあります。
そこでこの記事では、テレワークで労働時間を適正に管理し、長時間労働を防ぐための対策についてご紹介します。

テレワークと残業の課題

テレワークでは、自宅で業務をするため人目がないこともあり就業時間中でもつい仕事以外のことをして、結果的に長時間労働につながることがあります。
そのため、「このようなケースでも、残業代を支払わなければならないのか」といった事業者の声も聞かれます。

しかしテレワークにおいても、労働者から残業申請があれば残業代を支払う必要があります。
したがって、あらかじめ労働時間を適正に管理し残業の申請ルールについて明確にしておき、後々のトラブルを防ぐ施策が必要です。

また、長時間労働は残業代が発生するだけでなく、メンタルヘルス不調に陥る可能性もあることから、テレワーク下における適正な労働時間管理が重要になります。

(1)まずは36(サブロク協定)が必要

テレワークでもテレワークでない場合でも、会社が労働者に残業を命じるためには、36(サブロク)協定の締結が必要です。
※労働基準法第36条に規定されていることから、「サブロク協定」と呼ばれています。

労働基準法第36条では、1日8時間・1週40時間を超える残業や、休日労働をさせるためには、労働者の過半数で組織する労働組合または労働者の過半数代表者と会社との間で労使協定(36協定)を締結し労働基準監督署に届け出ることが必須とされています。

つまり、従業員に残業や休日出勤させた場合には割増賃金を支払えばよいということではなく、サブロク協定の届出がなければ時間外労働をさせることができず、違法となります。

(2)テレワーク中の労働時間管理

会社は、テレワーク中においても労働者の労働時間を把握する責務があり、かならず労働時間管理を行わなければなりません。
テレワーク中の労働時間管理は難しいという声も聞かれますが、基本的な方法として、厚生労働省のガイドラインで以下のように示されています。

・使用者が自ら現認することにより、確認すること
・タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること

▶ 厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」

しかし、上記の方法はテレワークにおいては馴染みません。そこで、テレワークの場合の始業・終業時刻の報告方法としては、電子メール、電話、勤怠管理ツールの利用などが考えられます。

電子メールで「これから仕事を開始します」と連絡がきた時間を始業時間とする方法は使い慣れていますし、複数人で情報共有できるというメリットがありますが、一方で、電子メールで確認した時間を別途入力しなければならず、管理者の負担になります。

電話で確認する方法は、口頭でコミュニケーションがとれるというメリットがありますが、複数人で同時に情報共有することができません。

そこで、導入コストはかかりますが、始業・終業時間を管理できる勤怠管理ツールの利用が現実的といえるでしょう。

(3)テレワークの残業を防ぐためには

平成29年(2017年)の働き方改革においては、すでにテレワークが長時間労働につながるおそれが指摘されていました。
厚生労働省「雇用型テレワークガイドライン」では、テレワークの場合残業や休日労働を安易に認めるとそれが常態化し長時間労働につながりやすいことから「時間外・休日労働の労働時間管理」について、以下のように示しています。

①メール送付の抑制
時間外等にメールを送信することについて、自粛を促すことが有効とされています。
これは、電話等での方法によるものも含め、時間外等における業務の指示や報告の在り方について、あらかじめルールを設定することが大切です。

②システムへのアクセス制限
外部のパソコン等からは、事前に許可を得ない限り所定外深夜・休日はアクセスできないよう、使用者が設定することが有効とされています。

③テレワークを行う際の時間外・休日・深夜労働の原則禁止
通常のオフィス勤務の場合と同様に、時間外等の労働が可能な時間帯や時間数をあらかじめ使用者が設定することも有効とされています。

具体的には、時間外等の労働を行う場合の手続等を就業規則等に明記したり、テレワークを行う労働者に対して、書面等により明示したりする方法を検討します。

④長時間労働等を行う者への注意喚起等を推奨
・テレワークにより長時間労働が生じるおそれのある労働者や、休日・所定外深夜労働が生じた労働者に対して、使用者が注意喚起を行うことが有効であるとされています。

注意喚起は、長時間労働後に行うよりもリアルタイムで注意する方が効果的です。
たとえば19時の時点で終業報告がない労働者に対して、上司が連絡を入れる方法などです。また、労働時間が一定時間を超えたタイミングで、管理監督者と労働者本人にアラートが送られる機能が搭載された勤怠管理システムの導入などを検討するのもよいでしょう。

▶ 厚生労働省「雇用型テレワークについて」

事前申告制度や許可制度にすることで、もし事前申告せず、または許可をとらないまま残業をして、その事後報告もしなければ、その残業は労働時間に該当せず割増賃金を支払う必要はありません。

ただし、以下の3つの要件すべてに該当する必要があります。

①残業を行うことについて、会社から強制されていないこと。義務づけられた事実がないこと。

②当日の業務量が過大であったり期限の設定が不適切であったりなど、残業をせざるを得ないような会社からの黙示の指示命令がないこと。

③労働者が残業を行ったことが、客観的推測できるような事実がなく、会社が労働者の残業を知らなかったこと。

テレワーク中のメンタルヘルス対策

労働者がメンタルヘルス不調となり十分に働けなくなれば、本人がつらいだけでなく、職場にとっても大きな損失です。

このようなメンタルヘルス不調を未然に防ぐには、テレワークに限らず、ストレスに早期に気づき対応することが非常に大切です。

そのためには管理監督者が部下の「いつもとの違い」に注意をはらい、労働時間管理などに留意するとともに、必要に応じてセルフケアの実施を促し、相談しやすい環境をつくりながら対応し、問題を感じた時には専門家につなぐなどの適切な対応が求められます。

しかしテレワークでは、管理監督者が部下の姿や行動を観察することが難しいので、部下のストレスに気づくのがより難しくなります。
それでは、テレワーク中でメンタルヘルス対策を推進するためには、どのような方法があるのでしょうか。

(1)テレワークで「いつもと違う」ことに気づく

厚生労働省の「職場における心の健康づくり-労働者の心の健康の保持増進のための指針」によれば、「いつもと違う様子」として、次のような例を挙げています。

○遅刻、早退、欠勤が増える
○休みの連絡がない(無断欠勤がある)
○残業、休日出勤が不釣合いに増える
○仕事の能率が悪くなる。思考力・判断力が低下する
○業務の結果がなかなかでてこない
○報告や相談、職場での会話がなくなる(あるいはその逆)
○表情に活気がなく、動作にも元気がない(あるいはその逆)
○不自然な言動が目立つ
○ミスや事故が目立つ
○服装が乱れたり、衣服が不潔であったりする

上記のうち、テレワークで難しいのは「表情に活気がなく、動作にも元気がない(あるいはその逆)」「不自然な言動が目立つ」「服装が乱れたり、衣服が不潔であったりする」でしょう。

その他は、勤怠管理や業務管理の問題であり、これまでご紹介したようなICTツールの活用で対応することができるからです。

そこで、表情や動作、不自然な言動、服装の乱れなどについてチェックするためには、テレワーク特有の対策をとる必要があります。

たとえば、毎朝オンライン朝礼を行って労働者一人ひとりに今日の体調や気になっていることについて、報告してもらう方法です。
短い時間でもいいので、毎朝、表情、動作、言動、服装などを観察することで、問題を感じた場合には個別に指導していくという習慣を身につけていくことが大切です。

オンライン会議においては、カメラをオンにし顔が見える状態にするというルールを設定する会社もありますが、自分の顔が常に上司に見られていることに心理的ストレスを感じる労働者もいます。そこで、その場合には「会議の最初の10分だけは、オンラインにする」などのルールを決めて、モニター越しに確認できる機会を作るなどの工夫が必要です。

(2)1on1ミーティングの実施

テレワーク中は、すぐに上司に相談できるわけでもなく、ちょっとした雑談ができる同僚も側にいないことから、不安感や孤独感を感じる労働者が少なくありません。

パーソル総合研究所の調査では、4割近い労働者が「非対面のやりとりは、相手の気持ちが察しにくく不安だ」「上司や同僚から仕事をさぼっているといわれていないか不安だ」と回答しています。

▶ パーソル総合研究所「テレワークにおける不安感・孤独感に関する定量調査」

このような労働者の不安感を払しょくするためには、1on1ミーティングの実施が有効です。週に1~2度、10分でいいので部下と1対1でミーティングを行うのです。
この時大切なのは、カメラをオンにして部下の顔色や表情を確認しながら、話を聴くことです。
ミーティングの際には、リラックスした状態で労働者が感じている課題や改善が必要と考えている点だけでなく、他メンバーの好プレー、労働環境や人間関係で気になる点などについても聴いていきます。
そして、不安や悩みを解決するために適切な情報を提供します。

そのうえでさらに気になることがあれば、必要に応じて事業場内産業保健スタッフなどへの相談を促すことも大切です。

(3)ストレスチェックの活用

ストレスチェック制度とは、50人以上の事業場に義務づけられている心理的な負担の程度を把握するための検査です(労働者数50人未満は努力義務)。

ストレスチェック制度は、労働者にストレスへの気付きを促すとともに、ストレスの原因となる職場環境の改善につなげることで、労働者のメンタルヘルス不調の未然防止(1次予防)を図ることを目的としています。

このストレスチェック制度は実施義務のある事業場に対し、1年に1回以上実施しなければならないとされており、多くの企業では年に1度実施されています。
しかし、テレワーク中は労働者のストレスを把握しにくい環境にあることから、ストレスチェックの実施回数を増やす工夫もおすすめです。

テレワークにおいては、ストレスチェックは、PCでもスマホでも受検できるWEBプランがおすすめです。
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まとめ

以上、テレワークにおける残業の問題点についてご紹介しました。
テレワークにおいても残業をすれば、残業代を支払う必要がありますが、適切に管理することで、残業時間を削減することが可能です。また、長時間労働は、お金の問題だけでなくメンタルヘルス不調という深刻なリスクを伴います。
ここでご紹介したような残業の事前申告、事後報告のルールを設定し、1on1ミーティングの実施やストレスチェックの活用などを通じて、メンタルヘルス対策についても適切に推進することが望まれます。

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    【監修】
    公認心理師 山本 久美(株式会社HRデ―タラボ)

    大手技術者派遣グループの人事部門でマネジメントに携わるなかで、職場のメンタルヘルス体制の構築をはじめ復職支援やセクハラ相談窓口としての実務を永年経験。
    現在は公認心理師として、ストレスチェックのコンサルタントを中心に、働く人を対象とした対面・Webやメールなどによるカウンセリングを行っている。産業保健領域が専門。

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