休職制度|メリットや規定しておくべきポイント

休職とは、従業員の事情によって働くことができなくなった場合に、使用者(会社など)が一定期間の労働義務を免除する制度をいいます。
休職については労働基準法に定めがないので、会社ごとに労働契約や就業規則で定めるのが通常です。
この記事では、休職制度の要件や休職制度に規定すべき事項、休職制度例などについてご紹介します。

休職制度とは

休職は、病気やケガなど従業員側の事情によって働くことができない場合に、すぐに労働契約を終了させることなく、会社が一定期間の労働義務を免除して退職や解雇を先延ばし従業員の身分を保証する制度です。

休職期間中も労働関係は解消されずに存続しているため、就業規則は原則として適用されることになります。

労働基準法には、休職や復職について特段の定めはありませんので、休職の種類、休職期間、休職期間中の賃金の取り扱いなどについては、各々の会社で任意に規定することになります。

昨今増えつつあるメンタルヘルス不調で従業員の欠勤状態が続くと、会社は社会保険料などを払い続けることになりますし、他の従業員に欠勤者の業務を負わせることになり、大きな負担となってしまいます。
このような事態に備えて休職制度を設け、「休職中に病気やケガが治って休職事由がなくなった場合には復職(職場復帰)し、休職期間が満了しても休職事由が消滅しない場合には退職する」と定めれば、スムーズに自然退職へと移行することができます。

(1)休職の種類

休職を認めるケースはさまざまですが、主に以下のようなものがあります。

①私傷病休職
業務外の私傷病によって、一定期間欠勤が続いた後に休職とします。

②自己都合休職
個人的な事情(農繁期に実家の手伝いをする等)で一定期間欠勤して、その事由が続く場合に休職とします(私的な事故による場合には、事故休職と呼ぶこともあります)。

③公務休職
労働基準法では「公民権行使」を保障しています。そこで、公の職務(議員職など)に就任し、業務を遂行できない場合に休職とします。

④組合専従休職
従業員が労働組合の職務に専念する場合、その期間を休職とします。

⑤出向休職
業務命令によって従業員を在籍出向させる場合に、その間を休職とします。

⑥起訴休職
何らかの犯罪の嫌疑を受けて起訴された場合に、職務内容や公訴事実の内容による企業の社会的信用が害されることを避けるためや、該当従業員の労務の継続に支障が出ることを避けるため、休職とします。
従業員が有罪判決を受けた場合、懲戒処分との不均衡が生じないことも重要ですので、その点もふまえた制度設計をしておく必要があります。

(2)傷病休職の場合

休職中は労務の提供はないので、有給とするか無給とするか、休職期間を勤続年数に算入するかどうかは、個々の休職のケースや会社ごとによって異なります。一般的には、「ノーワーク・ノーペイの原則」によって、休職期間中の賃金は無給とする会社が多いようです。

無給とした場合には、傷病休職した従業員が健康保険の被保険者であれば、「傷病手当金」を請求することができます。

傷病手当金は

①業務外の傷病による療養のため
②労働できず
③連続3日間の待機期間(継続した4日以上の療養期間)が必要
④賃金一部または全部が支払われない

という4つの要件を満たした際に、第4日目から標準報酬日額の3分の2相当額が、最長1年6カ月支給されます。

休職中でも無給ではなく一部の賃金の支給を受ける場合には、傷病手当金と調整されます。

つまり、休職する従業員に対して会社が支給する1日あたりの賃金が標準報酬日額の3分の2以下であれば、従業員本人が休職中に受け取る総額はほぼ変わらないということになります。

休職制度で規定しておくこと

ここでは、私傷病休職の場合の休職制度について説明します。
※業務上災害による休業(労災)の場合には、休職制度とは別のものと考えます。

(1)休職制度の目的

休職制度が私傷病により休職しようとする従業員についての規程であることを定めます。

第1条(目的)
本規定(私傷病休職取扱規定)は、就業規則第〇条(休職)のうち、私傷病により休職しようとする従業員について、休職が認められる要件ならびに手続き上の遵守事項等につき必要な事項を定めるものである。

(2)適用範囲・休職者の定義

本規定の適用対象となる従業員、および休職者の定義について定めます。

第2条(本規定の適用範囲)
本規定の適用対象は、私傷病を原因とする欠勤が1カ月に及び、休職を必要とする従業員(ただし、本採用された者に限る)とする。

第3条(休職者)
従業員が業務外の傷病により欠勤し、1週間を経過しても治らない場合、会社は従業員からの申請に基づき休職を命じることができる。ただし、本規定〇条に定める休職期間中に治癒(回復)の見込みがないと認める場合、会社は休職を命じないことがある。

(3)休職の判断・調査

休職を判断する際の要件や、休職発令時の調査について定めます。

第4条(休職の要旨判断)
会社は休職の要否を判断するにあたり、従業員からその健康状態を記した診断書の提出を受ける。また、会社の指定する産業医もしくは専門医の意見を聴き、その意見に基づき要否の判断を行うものとする。
2 休職制度の適用を希望する者は、前項の判断を行うにあたり会社が必要と認める場合、会社に対して主治医宛の医療情報開示同意書を提出するものとする。

第5条(休職発令時の調査)
従業員は、会社が前条の検討を行う目的で、主治医、家族等の関係者から必要な意見聴取等を行う場合には、会社がこれらの者と連絡をとることに同意するなど、必要な協力をしなければならないものとする。
2 従業員が、前項で定める必要な協力に応じない場合には、会社は休職を発令しないこともある。

(4)休職期間・休職期間中の待遇

開始時期については、「欠勤が1カ月を超えた日から」などと定めます。
休職期間は、勤続年数に応じて定めたり同一類似の事由の時には通算としたりするなど、各々の会社の事情に沿って定めます。

傷病休職の休職期間については、①勤続年数ごとに区分を設け長短をつける、②一律に同一期間とするなど、会社によって設定方法は異なります。

①の場合では、勤続年数の区分を3年未満、3年以上10年未満、10年以上などと設定し、勤続年数に応じて3カ月、6カ月、1年というように休職期間を設定します。

なお、社会保険料の従業員・本人負担分については休職中も発生することになりますので「対象期間中毎月、会社が指定する期日までに、会社が指定する金融機関口座に振り込まなければならない。」と規定するケースもあります。
しかし休職中の従業員の負担を考え、会社が一時的に立て替え復職後に分割で返済してもらう方法で対処する会社もあります。

第6条(休職期間)
会社が本規定に基づき従業員を休職させる場合、休職期間は以下の通りとする。
勤続年数が3年未満       なし
勤続年数が3年以上10年未満  3カ月
勤続年数が10年以上      6カ月
2 同一事由による休職の中断期間が3カ月未満の場合には前後の休職期間を通算して、連続しているものとみなす。また、症状が再発した場合は、再発後の期間を休職期間に通算する。
休職期間が満了しても休職事由が消滅しない場合には、休職期間が満了する日の翌日をもって退職とする。

第7条(休職期間中の待遇、報告義務等)
休職期間中の賃金は、無給とする。
2 本規定に基づき休職する従業員は、休職期間中主治医の診断に従い療養回復に努めるとともに、原則として月に1度治癒の状況、休職の必要性等について、これを証する診断書等を添えて会社に報告しなければならない。
診断書の作成費用等については、会社による別段の指示がない限り、従業員本人の負担とする。
会社は休職中の従業員に対し、産業医又は他の産業保健スタッフによる定期又は臨時の面接を行うことができ、従業員はこれに協力するものとする。但し、主治医の情報等から会社がこれを好ましくないと判断した場合はこの限りではない。

(5)復職の要件や判定

休職期間中に休職事由がなくなった時や休職期間が満了した時は、復職となります。いずれの場合でも会社は理由なく復職を拒むことはできません。
復職が可能であるにもかかわらず故意・過失によって退職をさせても、その退職は無効であり、会社に損害賠償義務が発生するおそれもあるので、注意が必要です。

「会社が指定した医師の診断を受ける必要がある」と規定し、その診断書をもとに会社が復職の判断をすることは認められます。

第8条(復職)
会社は、休職中の従業員の申請に基づき、休職事由が消滅したと認められた場合には、原則として休職前の旧職務に復帰させる。但し、旧職務に復帰させることが困難又は不適当と認める場合には、旧職務と異なる職務や就業場所に配置することがある。
2 復職後の職務内容、労働条件その他待遇等に関しては、休職の直前を基準とする。ただし、回復の状態によって復職時に休職前と同程度の質・量・密度、責任の度合いがある業務に服することが不可能で、業務の軽減等の措置をとる場合には、労働条件その他の処遇について新たに決定することがある。

第9条(復職申請と調査)
本制度によって休職した従業員が復職しようとする場合、所定の復職申請書と医師の診断書を提出しなければならない。
2 前項に基づく復職申請があった場合、会社は復職の可否を判断するために、必要に応じて従業員に対し主治医宛の医療情報開示同意書の提出を求め、または会社の指定する専門医・医療機関等の受診を命じることができる。

第10条(復職の判定)
会社は前条の調査によって得られた情報をもとに専門医から意見を聴き、復職の可否および復職時の業務軽減措置等の要否・内容について決定するものとする。

第11条(欠勤期間の中断)
欠勤中の従業員が出勤を開始する場合、連続6勤務日以上の正常勤務(正常勤務とは1日の勤務時間が7時間以上をいう)をしない場合は、欠勤期間は中断されないものとし正常出勤期間をのぞいて前後の期間を通算するものとする。

(6)復職後の要件・リハビリ出勤制度など

リハビリ勤務とは、休職していた従業員を復職させるために段階的に職務上の負担を増やしていくことをいいます。
リハビリ勤務は、従業員本人だけでなく主治医・産業医、管理監督者の意見を取り入れながら決定します。

第12条(リハビリ勤務制度)
会社は、指定する医師の判断により休職中の従業員に対し、リハビリ勤務を認めることが復職可否の判断に有益と認められる場合、休職者の申請に基づき、リハビリ勤務を認めることがある。

2 リハビリ勤務期間中に欠勤する等、未だ職場復帰可能な状態にないと認めた場合、会社は休職・職場復帰に関する判定委員会での協議をふまえて、リハビリ勤務の許可を取り消すことがある。
3 前各項によるほか、リハビリ勤務制度の詳細については別途定めるものとする。

第13条(リハビリ勤務中の賃金等)
前条に定めるリハビリ勤務中の賃金については、休職前の賃金によらず、その就労実態に応じるものとし、その都度会社の定めるところによる。

第14条(復職後の再発等)
休職後に復職した従業員について、復職後3カ月以内に同一ないし類似の疾病による欠勤が1カ月以上継続した場合、または欠勤を繰り返すなどして勤務に堪えないと判断される場合、会社はその従業員に対して休職を命じることができる。
その場合、休職期間は残日数(残日数が30日に満たない時は30日)とする。

第15条(復職後の責務等)
復職した従業員は、職場復帰後も、健康回復の状態、仕事の状況、職場の人間関係等に関して所属長、産業保健スタッフ等への必要な報告を怠ってはならない。
2 復職した従業員が、職場復帰後も治療を継続する場合は、服薬等について、治療に関する主治医の指示に従い、回復に努めるものとする。

(7)休職制度の例

既述した休職規定例は、独立行政法人労働者健康安全機構 神奈川産業保健総合支援センターで紹介されている休職制度を参考にしています。

▶独立行政法人労働者健康安全機構 神奈川産業保健総合支援センター「私傷病による休職・復職に関する就業規則」

下記PDFにまとめていますので、自社の事情にあわせてご活用ください。
私傷病休職取扱規定

まとめ

昨今は、メンタルヘルス疾患が増加しており、それによる私傷病にも考慮した休職制度が必要になってきます。

ここでご紹介した規定に加え、同一または類似傷病については休職の利用を1回限りとするなどの制限を加えたり、復職支援プログラムを整備したり、各々の会社の事情に応じて休職制度を整備することをおすすめします。

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