退職勧奨とは|解雇との違い/5つの注意点

退職勧奨とは、会社から従業員に退職をしてくれないかと働きかけることをいいます。退職勧奨は、後々従業員から「退職を強要された」と訴えられトラブルに発展することがあるので、注意が必要です。
とくに、休職中の従業員に退職勧奨する時には、十分なサポートが必要です。

この記事では、退職勧奨の意味や解雇・整理解雇との違い、退職勧奨する時の注意点、退職勧奨に関するよくあるQ&Aをご紹介します。

退職勧奨とは

退職勧奨とは、会社が従業員に対して直接「退職してくれないか」と、働きかけることをいいます。
本来、会社が従業員を解雇する場合には、十分な理由がなければなりません。十分な理由がなく「解雇権の乱用」と判断されれば、その従業員を辞めさせることができなくなります。また、「不当解雇である」として後々トラブルに発展することもあります。

そこで、このようなトラブルを避けるために、会社として退職勧奨を行い従業員が自分から退職する「自己都合退職」をしてくれるよう依頼することを「退職勧奨」といいます。

解雇との違い

退職勧奨は会社の働きかけに対して、従業員が合意しているものをいいますが、解雇は、従業員の意思に関係なく会社が労働関係を終了することをいいます。

解雇には、以下の3つの種類があります。

①普通解雇
労働者としての適格性の欠如、業務適正の欠如、病気などによる勤務不能などの理由で解雇するもの

②懲戒解雇
業務命令違反、秩序保持義務違反、労務提供義務違反、企業利益の侵害行為、不正行為などの理由で解雇するもの

③整理解雇
経営合理化や経営不振に伴う人員削減、天災などの理由で解雇するもの
※整理解雇は退職勧奨と似ていますが、退職勧奨は退職するかどうかの決定権が従業員側にありますが、整理解雇の場合には従業員にその決定権はありません。

いずれの解雇の場合も、それ相応の理由が必要で、社会通念上「それでは従業員がかわいそうだ」と思われるような場合には、解雇権の乱用となり認められません。
このような事態を避けるためには、一方的な解雇はできるだけ避けて、ていねいに説明して自己都合退職するよう勧めるか退職勧奨するよう努力しましょう。

退職勧奨する時の5つの注意点

退職勧奨されると、従業員は「会社にとって必要のない人間だ」と通告されるような気分になってしまうことがあります。そして、それを認められない従業員との間で、民事上の紛争に発展するケースもあります。
実際、厚生労働省の「令和元年度民事上の個別労働紛争相談の内訳」によれば、解雇と退職勧奨の相談が全体の約5分の1を占めています。

▶ 厚生労働省「令和元年度民事上の個別労働紛争相談の内訳」

そこで、ここでは退職勧奨に関するトラブルを回避するために、最低限知っておきたい5つの注意点をご紹介します。

(1)就業規則に規定しておく

就業規則とは、従業員が守るべき規律や労働条件について示したルールブックのようなものです。
就業規則は、10人以上の従業員がいる事業場で作成し届け出ることが義務づけられています。

退職に関するトラブルを回避するためには、この就業規則を作成して退職に関する条項をあらかじめ定めておくことが大切です。就業規則に記載があれば、本人に「就業規則でこのように決まっているから、退職してほしい」と説得しやすくなります。
もちろん、就業規則に記載があるからといって、無理に退職勧奨すると後日トラブルが生じかねません。就業規則を示し、本人が同意しやすい状況と証拠を積み重ね、本人に納得してもらうよう努力しましょう。

なお、就業規則を作成することは、会社の姿勢を示すことにもなります。
就業規則もない会社で、法律が改正されても対応できないような会社では、従業員は安心して働くことはできず、優秀な従業員ほど離れてしまいます。
ぜひ社会保険労務士などの専門家に相談して、自社の事情に応じた就業規則を作成することをおすすめします。

(2)退職強要にならないよう注意する

退職勧奨は従業員に退職してくれるよう勧める行為ですから、退職勧奨を行うこと自体は違法行為ではありません。
しかし、「何としてでも、辞めてくれ」「転勤しないなら、退職してもらうしかない」としつこく迫ったり、「解雇になる前に、自分から退職した方がいい」と辞めなければならないように勘違いさせたり、「退職しなければ、強硬手段に出る」と脅迫するような言動を用いれば、当然問題になります。
もし、社会的に不相当なやり方で退職勧奨が行われた場合には、それは退職強要であり違法な行為となりますので、注意が必要です。

(3)退職勧奨通知書が必要

退職勧奨を行う時には、従業員の状況やその他の事情を十分考慮し、ていねいに説明をした後で、退職勧奨通知書を用意することが必要です。

退職勧奨通知書・同意書とは、従業員に退職してほしい場合に用意される書類のことです。「退社を勧める理由」と「退職年月日」の他、必要に応じて退職金やその他の条件が記載されています。
従業員が退職勧奨に同意した場合には、退職勧奨同意書が必要になります。

従業員は、退職勧奨されたら必ず退職しなければならないわけではありませんから、従業員に辞めたくないと言われたら無理強いすることはできません。無理強いすると前述した「退職強要」となり問題になりますので、注意してください。

(4)退職届は必ず受け取る

退職勧奨して従業員が合意したら、必ず退職届を受け取っておきましょう。
後々トラブルが生じた時には、この退職届が会社の強い味方になります。

ただし、この場合も退職届の提出を強要することはNGです。脅迫したりだましたりして従業員に退職届を書かせた場合には、その退職届自体が無効となってしまいます。

退職届の記載方法については、以下を参考にしてください。

(5)解雇する時の「解雇の証明書」は慎重に

退職勧奨しても従業員が納得せずやむなく解雇することになった時、従業員から請求があった時には解雇の理由を書いた「解雇の証明書」を発行しなければなりません。
この解雇の証明書は、慎重に書く必要があります。

後々従業員との間でトラブルが生じた場合には、会社はこの証明書に記載した「解雇理由」について立証しなければならず、普通解雇や懲戒解雇をする際には、この「解雇の理由」が争いの重要なポイントとなるからです。

会社にとって、後々この解雇の証明書が大きな問題になるかもしれないという意識をもち、できれば弁護士などに相談してから発行するようにしましょう。

退職勧奨Q&A

これまでご紹介したように、退職勧奨は大変デリケートなものですから慎重かつていねいに行う必要があります。ここでは、退職勧奨に関してよくあるQ&Aについてご紹介します。

休職中の従業員に退職してほしい

—メンタルヘルス不調で休職していた従業員が治癒し、休職期間が満了になりますが、そのまま退職してほしいと考えています。どのような点に注意をすべきでしょうか。
 
休職については労働基準法に特に定めがないので、就業規則で会社が休職事由や期間を任意に定めることができます。

休職期間満了による自然退職としたいのであれば、就業規則に「休職期間満了時までに復職できないときは自然退職とする」との規定があれば、大きなトラブルは避けられるでしょう。

しかし、休職中の従業員を退職させるためには、合理的な理由が必要です。休職期間が満了していない場合や、もうメンタルヘルス不調が治癒して復職が可能であるにもかかわらず退職をさせてしまうと、退職が無効であると同時に会社に損害賠償義務が発生するおそれがあります。

通常の退職勧奨と同じように本人が同意しやすい状況と証拠を提示し、本人に十分納得してもらうよう対応することが求められます。

休職と復職を繰り返す従業員に退職してほしい

—躁うつ病を発症していて、休職から復職してもすぐに欠勤し、結局また休職してしまうなど、休職と復職を繰り返す従業員がいます。安心して業務を任せることができないので、退職してほしいと考えています。
 
休職中の従業員が復職したものの、すぐに欠勤を繰り返すような状況になった場合には、まずは労働時間の変更や職種変更を提案して様子を見ましょう。

しかし、職場に原因が見当たらず任せられる仕事もなく、従業員の状況が改善しない場合には、そのことを説明して元々の雇用契約上課せられている義務を果たしておらず退職してもらうしかないと説明して、退職勧奨を行うしかありません。

うつ病で休職中の従業員を解雇したい

—うつ病を発症している従業員がいます。以前は休職していましたが、主治医に「職場復帰可能」という診断書を書いてもらったからと、職場復帰を希望しています。しかし、症状が安定しないように見えるので復職させる決定ができず、辞めてほしいと考えています。
 
うつ病の場合、発症の原因が仕事ということが多く、業務上の疾病と認定されることがあります。そして、業務上の疾病と認定された場合には、休業期間中とその30日後までは解雇することができません。
一方、業務上の疾病ではなく私傷病と判断された場合にも、懲戒解雇はできず解雇予告や解雇予告手当が必要です。

なお、復職可能と診断書をもらったということですが、主治医は「休職者がどのような職場にいるのか」「どのような仕事をしているか」などを具体的に理解せずに診断書を書いているケースがありますから、主治医の診断書だけで復職を決定するのは、危険です。したがって、会社で契約している産業医を交えて決定し、最終的には会社が復職の可否を決定する必要があります。

うつ病を理由に休職を繰り返す従業員については、最終的に解雇という形で対処することも時には検討せざるを得ないかもしれません。ただし、この場合も解雇する旨を就業規則に規定しなければならないことは、言うまでもありません。
解雇した後に解雇無効の申立てをされるケースもありますので、十分な注意が必要です。

まとめ

退職勧奨を行うと、従業員は働けないことに大きな不安を抱えてしまいます。とくにメンタルヘルス不調の従業員は、より一層の不安を抱えてしまうことでしょう。したがって、退職した後の不安を取り除くよう情報を提供し、退職後の不安を取り除くことが必要です。
たとえば、失業保険は退職後3カ月待たないともらえませんが、退職勧奨の場合には解雇と同じ扱いになるので、失業保険をすぐにもらえて日数も多くもらえます。このようなアドバイスをすることで、退職後の不安を取り除くことができるケースもありますので、ていねいなサポートを行うことを忘れたくないものです。