退職勧奨とは|解雇との違い/5つの注意点

退職勧奨とは、会社から従業員に退職を勧める働きかけをすることです。退職の働きかけを「退職を強要された」と受け取られると、トラブルに発展する可能性もあるので、慎重に行う必要があります。
特に休職中の従業員に退職勧奨する場合には、細心の注意と配慮が必要です。

この記事では、退職勧奨の意味や解雇・整理解雇との違い、退職勧奨する際の注意点、退職勧奨に関するQ&Aをご紹介します。

退職勧奨とは

退職勧奨とは、会社が従業員に対して直接「退職してほしい」と、働きかけることをいいます。
会社が従業員を解雇する場合には、「客観的に合理的な理由」が必要で、社会通念上、解雇することが相当であると認められなければなりません。「解雇権の濫用」と判断されれば、その従業員の解雇は無効となります。また解雇を行うことで「不当解雇か否か」を争うトラブルに発展するケースもあります。

一方、解雇とは違い、従業員へ退職するよう依頼する「退職勧奨」は、法律上の制約はなく、良識の範囲内で行うことができるので、解雇を行う前に、まずは退職勧奨によって問題を解決できないか検討しましょう。

解雇との違い

退職勧奨は従業員との合意があって初めて退職となりますが、解雇は従業員の意思に関係なく会社が労働契約を終了することをいいます。

解雇には、以下の3つの種類があります。

①普通解雇
労働者としての適格性の欠如、業務適正の欠如、病気などによる勤務不能などの理由で解雇するもの

②懲戒解雇
業務命令違反、秩序保持義務違反、労務提供義務違反、企業利益の侵害行為、不正行為などの理由で解雇するもの

③整理解雇
経営合理化や経営不振に伴う人員削減、天災などの理由で解雇するもの
※退職勧奨は退職するかどうかの決定権は従業員側にあり、整理解雇の場合には従業員にその決定権はありません。

いずれの解雇の場合も合理的な理由が必要で、社会通念上、解雇することが相当であると認められなければ、その解雇は無効となります。
労働者を守るという観点からも解雇のハードルは高く設定されていますので、解雇は最終的な手段と考え、できれば退職勧奨で合意できることが理想です。

退職勧奨する時の5つの注意点

退職勧奨を行うと、従業員は「自分は会社にとって必要のない人間だ」と通告されたように受け取ってしまうことがあります。そして、それを認められない場合、民事上の紛争に発展するケースもあります。
実際、厚生労働省の「令和元年度民事上の個別労働紛争相談の内訳」によれば、解雇と退職勧奨の相談が全体の約5分の1を占めています。


引用: 厚生労働省「令和元年度民事上の個別労働紛争相談の内訳」

そこで退職勧奨に関するトラブルを回避するため最低限、知っておきたい5つの注意点をご紹介します。

(1)就業規則に規定しておく

就業規則とは、従業員が守るべき規律や労働条件を示したルールブックのようなものです。
就業規則は、10人以上の従業員がいる事業場で作成し届け出ることが義務づけられています。

退職に関するトラブルを回避するためには、この就業規則を作成し退職に関する条項をあらかじめ定めておくことが大切です。

就業規則に「会社が従業員に対して退職を勧奨し、従業員がこれに合意した場合」という記載を設けておいて、本人に「就業規則でこのように決まっている」と説明し退職の時期、退職時の処遇などについて十分に話し合えば、説得しやすくなります。

もちろん就業規則に法律と同等の拘束力はありませんので、記載があるからといって、退職を強要すると後日トラブルが生じかねません。本人の同意を得られるよう働きかけ、納得の上、応じてもらえるよう努力しましょう。

就業規則を作成することは、会社の姿勢を示すことにもなります。届ける義務のない事業所でも、社会保険労務士などの専門家に相談して、就業規則を作成することをおすすめします。

(2)退職強要にならないよう注意する

退職勧奨は従業員に退職するよう勧める行為ですから、それ自体は違法行為ではありません。
しかし、「何としてでも、辞めてくれ」「転勤しないなら、退職してもらうしかない」などとしつこく迫ったり、「解雇になる前に、自分から退職した方がいい」と辞めなければならないよう勘違いさせたり、「退職しなければ、強硬手段に出る」と脅迫するような言動を用いれば、違法性を問われますので注意が必要です。

(3)退職勧奨通知書が必要

退職勧奨を行う際には、従業員の状況やその他の事情を十分考慮し、ていねいに説明をした後で、退職勧奨通知書を用意する必要があります。

退職勧奨通知書とは「退社を勧める理由」の他、必要に応じて退職金やその他の条件などを記載したものです。

退職勧奨は強制ではなく任意ですから、従業員に辞めたくないと言われたら強制することはできません。無理な勧奨を行うと前述した「退職強要」となり違法性を問われますので、注意してください。

(4)同意書は必ず受け取る

退職勧奨について従業員の同意を得られたら、必ず退職勧奨同意書を受け取っておきましょう。
後々トラブルとなった場合、同意書の有無は重要な判断材料となります。

ただし、この場合も同意書の提出を強要することはNGです。脅迫したりだましたりして書かせた場合には、その同意書自体が無効となってしまいます。

(5)「解雇理由証明書」の発行は慎重に

退職勧奨に従業員が応じず、やむなく解雇することになった際、退職者からの請求によって「解雇理由証明書」を発行しなければなりません。解雇理由証明書を求められたということは、退職者が解雇について疑念を持っている可能性が高いため、慎重に対応する必要があります。

後々、退職者との間でトラブルが生じた場合、会社はこの証明書に記載した「解雇理由」が正当なものであると主張しなければなりません。普通解雇や懲戒解雇をする際には、この「解雇理由」が重要な争点となります。

解雇理由証明書は後に大きな資料となる可能性が高いので、できれば弁護士などに相談してから発行するようにしましょう。

退職勧奨Q&A

これまでご紹介したように、退職勧奨は大変デリケートなものですから慎重かつ、ていねいに行う必要があります。ここでは退職勧奨に関するQ&Aについてご紹介します。

休職中の従業員に退職してほしい

–メンタルヘルス不調で休職していた従業員が寛解せず、休職期間が満了になりますが、そのまま退職してほしいと考えています。どのような点に注意をすべきでしょうか。
 
休職については労働基準法や労働契約法に特に定めがないので、会社は就業規則で休職制度について任意に定めることができます。

休職期間満了による自然退職としたいのであれば、まず就業規則に「休職期間満了時までに復職できないときは自然退職とする」との規定が必要となります。その上で休職理由が業務上に起因するものかどうか、また本人の復職の意思や医師の判断等も事前に確認をしなければ、トラブルになる可能性があります。

また休職中の従業員を退職させるには、客観的で合理的な理由が必要です。休職期間が満了していない場合や、既に病気が治っていて復職が可能であるにもかかわらず退職をさせてしまうと、その退職は無効となり、同時に会社が損害賠償を請求される恐れもあります。

通常の退職勧奨と同じように、本人に十分納得してもらうよう対応することが求められます。

休職と復職を繰り返す従業員に退職してほしい

–躁うつ病を発症していて、休職から復職してもすぐに欠勤し、休職と復職を繰り返す従業員がいます。安心して業務を任せることができないので、退職してほしいと考えています
 
休職中の従業員が復職したものの、すぐに欠勤を繰り返すような状況になった場合、まず労働時間の変更や職種変更など、就業する上で必要と思われる措置を取る必要があります。

その上で職場に原因が見当たらず、当該従業員の状況が改善しない場合には、雇用契約上の労務を提供できていない旨を伝え、退職勧奨を行うことは可能です。
ただし退職勧奨を繰り返し行い、当該従業員の病状を悪化させるなどした場合は、損害賠償の対象となる可能性があるため、注意が必要です。

うつ病で休職中の従業員を解雇したい

–うつ病を発症している従業員がいます。以前は休職していましたが、主治医に「職場復帰可能」という診断書を書いてもらったからと、職場復帰を希望しています。しかし、症状が安定しないように見えるので復職させる決定ができず、辞めてほしいと考えています。
 
大前提として、会社が定める休職期間中に従業員を解雇した場合、不当解雇とされる可能性が極めて高くなります。また本人が復職を希望し、主治医が復職可能としている場合であれば、原則として解雇はできません。そのような状態で解雇をすると、解雇の取り消しや損害賠償を請求される可能性は非常に高くなります。

解雇を検討するのであれば、就業規則で定めた休職期間を経過しても当該従業員が復職できない(復職要件に至らない)という状況がスタートラインとなります。なお、うつ病の原因が長時間労働やセクハラ・パワハラといった業務に起因する場合は、解雇できませんのでご注意ください。

一方、発症が業務に起因するものではない場合でも、解雇権濫用法理による制約があるため、従業員の職種や業務内容が限定されているか否かによって、解雇が認められるかの判断は異なります。職種や業務内容を特定せず労働契約を締結している場合においては、現在の職種や業務内容以外の職種や業務への配置・転換の可能性を検討しなければなりません。

なお復職可能の診断書についてですが、主治医は「休職者がどのような職場にいるのか」「どのような仕事をしているか」などを具体的に理解していない場合があるので、主治医の診断書だけで復職を決定すべきではありません。会社の産業医の意見を交え、最終的には会社が復職の可否を決定する必要があります。

まとめ

退職勧奨を行うと、従業員は将来に大きな不安を抱えてしまいます。特にメンタルヘルス不調の従業員への退職勧奨は、より大きな影響やリスクを考慮する必要があります。

それでも行う場合には可能な限り誠実な態度で、退職後の不安を減らすための情報提供を行い、本人にしっかりと理解や納得をしてもらえるような対応が望まれます。

例えば退職勧奨の場合は解雇と同じ扱いになるので、1週間の待機期間後すぐに失業状態と認定され、失業手当を受給できるといった情報提供は確実に行いましょう。また、退職後の傷病手当金の受給についての情報も併せて提供するとよいでしょう。

退職勧奨にはさまざまなリスクが存在しますので、それらをきちんと理解し、慎重に検討した上で行われる必要があります。また退職勧奨を行う際には、トラブルを回避するため丁寧かつ誠実な対応が求められますので、その点にも最大限の配慮が望まれます。

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