コロナ禍で緊急避難的に導入されたテレワークですが、現在では一時的な対応にとどまらず、働き方の一つとして定着しつつあります。
しかし、本格的にテレワークを導入するとなると、労務管理の方法や情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策、従業員のメンタルヘルスケア、コミュニケーションの取り方など、検討すべき事項は幅広くあります。制度やルールを十分に整えないまま導入すると、業務効率の低下やトラブルにつながる可能性もあります。
この記事では、テレワークをスムーズに導入し、継続的に運用していくために最低限押さえておきたい8つのポイントについて、分かりやすく紹介していきます。
監修：山本 久美（株式会社HRデータラボ 公認心理師）
目次
テレワークとは
テレワークとは、「テレ（Tele）＝離れたところで」と「ワーク（Work）＝働く」を組み合わせた言葉で、オフィスに出勤せず、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方を指します。
自宅で仕事をする在宅勤務のほか、企業が用意したサテライトオフィスを利用して働くスタイル、さらにカフェやコワーキングスペース、出張先や移動中の電車などで仕事をするモバイル勤務と呼ばれる働き方も含まれます。近年はインターネット環境やクラウドサービスの普及により、こうした働き方を取り入れる企業も増えています。
テレワークは、働く場所の選択肢を広げながら、業務効率や働きやすさの向上にもつながる働き方として広がりつつあります。企業にとっても人材確保や生産性向上の観点から注目されています。
（１）テレワークのメリット
テレワークを推進すると、企業側にはさまざまなコスト面のメリットが生まれます。
たとえば、通勤が前提ではなくなることで通勤手当の負担を抑えることができますし、出社人数が減ることでオフィススペースを見直し、賃料や光熱費といった固定費の削減にもつながります。働く場所を柔軟にすることで、これまで必要だった設備やスペースを効率よく見直すことができる点も大きいでしょう。
さらに、テレワークを前提とした業務体制を整える過程で、社内のペーパーレス化を進める企業も増えています。書類の電子化やクラウドでのデータ共有を進めることで、印刷費や保管スペースの削減にもつながり、業務のスピード向上や情報共有の効率化といった効果も期待できます。
総務省の調査データでも、テレワークは従業員からおおむね好意的に受け止められていることがわかっています。特に多く聞かれるのが「オフィスへ通勤しなくてよくなり、これまで通勤に使っていた時間を有効に使えるようになった」という声です。通勤時間が減ることで、家族と過ごす時間や自己研鑽の時間を確保しやすくなったという意見も見られます。
今後テレワークがさらに定着していけば、育児や介護と仕事の両立がしやすくなり、そうした事情を理由に離職してしまうケースを減らすことにもつながると考えられます。結果として、企業にとっても人材の定着や多様な働き方の実現につながる可能性があります。
参考： 総務省「テレワークによる働きやすい職場の実現」
（２）テレワークのデメリット
テレワークは、コロナ禍の中で緊急的な対応として導入した企業が多かったこともあり、現在もさまざまな課題が残っています。制度やルールが十分に整わないまま始まったケースも少なくなく、運用面の見直しを進めている企業が未だに多い状況です。
まず、労働時間の把握や仕事の進捗をどのように管理するかといった体制づくりが欠かせません。加えて、社外から社内システムへアクセスする機会が増えることから、情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策も重要なテーマとなります。適切なルールやツールを整備しなければ、思わぬリスクにつながる可能性があります。
さらに、働く側の視点でも課題が指摘されています。たとえば「仕事とプライベートの切り分けが難しい」「つい長時間労働になりやすい」「対面での会話が減ることでコミュニケーションが取りづらくなる」といった声が挙げられます。こうした問題を放置すると、業務効率だけでなくメンタルヘルスにも影響が出るおそれがあります。
テレワーク導入8つのポイント
企業からは「労務時間の管理が煩雑だ」「コミュニケーションがとりづらい」、従業員からは「プライベートとの切り分けが難しい」など、さまざまな課題が指摘されるテレワークではありますが、現代のICTを駆使すればこれらの課題はほとんど解決できるのではないでしょうか。
そしてこれらの課題を解決することができれば、テレワークはコスト面でもメリットのある制度ですから、「どうしてもテレワークに向かない」という職種でない以上は、ぜひ導入を検討したいところです。
そこで、テレワーク導入にあたり最低限、知っておきたい８つのポイントについてご紹介します。
（１）テレワークの推進チームをつくる
まずは、テレワークを推進するためのチームを社内に整備します。
担当部署だけでなく、人事や総務、情報システム部門など関係するメンバーを集め、社内全体で進められる体制をつくることが大切です。
そのうえで、テレワークのメリットや課題をチームで整理しながら、どのような形で導入するのか基本方針を検討します。テレワークの対象となる従業員や対象業務、運用の考え方などをまとめた方針を策定し、社内へわかりやすく周知していくことが重要です。
具体的には、すべての従業員を対象にするのか、それとも希望者のみとするのかといった対象範囲を決める必要があります。また、在宅勤務とするのかサテライトオフィス勤務とするのか、常時テレワークを認めるのか、災害時や感染症拡大時など非常時のみ実施するのかなど、働き方の条件を細かく整理してルール化していきます。
さらに、チーム内では業務を円滑に進めるためのICTツールの導入や、情報漏えいを防ぐためのセキュリティルールの整備も検討します。あわせて、労働時間の把握や業務の進捗確認など、テレワークに対応した労務管理の方法についても検討していきます。
必要に応じて、管理職や従業員向けの研修や教育を実施し、スムーズに制度を運用できるよう準備を進めていくのも有効です。
（２）情報セキュリティ対策は必須！
テレワークでは、情報セキュリティ対策は欠かせません。オフィス以外の場所で業務を行うことになるため、情報資産の管理方法をあらかじめ整えておく必要があります。
たとえば、社内のファイルサーバで電子データを管理している場合は、保存フォルダへのアクセス制限を設定し、必要な人だけが閲覧・編集できるようにしておくことが大切です。また、パソコンのハードディスクの暗号化を行うことや、常に最新のウイルス対策ソフトを導入しておくことも基本的な対策として欠かせません。万が一の情報漏えいを防ぐためにも、セキュリティの基本ルールは社内でしっかり共有しておく必要があります。
モバイル勤務の場合は、さらに注意が必要です。ウイルス感染や通信の盗聴のリスクがある公衆Wi-Fiの利用は避け、通信キャリアが提供するモバイルルーターなど、安全性の高い通信手段を使うといったルールを徹底することが重要です。外出先でのインターネット接続についても、社内でガイドラインを設けておくと安心です。
さらに、物理的なセキュリティ対策にも気を配る必要があります。パソコンの画面を周囲から見られないようにのぞき見防止フィルターを装着したり、電話でのやり取りは周囲に声が漏れにくい場所で行うなど、日常の業務の中で注意すべき点を具体的に指導しておくことが大切です。こうした基本的な対策を積み重ねることで、テレワーク環境でも安心して業務を進められるようになります。
（３）労働時間の管理方法を決める
テレワーク導入でよく課題としてあげられるのが、労働時間の管理です。
厚生労働省の「テレワーク モデル就業規則」では、Eメールや電話による報告、勤怠管理ツールの活用などが推奨されています。
最も多く利用されているのはEメールで、使い慣れている方も多く、勤怠管理と同時に業務報告ができ、記録を共有できるなどのメリットがあります。
いずれの方法で管理するにせよ、客観的な記録に基づいて確認できる方法で自社の事情に合った方法を選択するようにします。
参考： 厚生労働省「テレワークモデル就業規則 作成の手引き」
（４）テレワークの労働時間制度を決める
労働基準法では、原則として「労働者に休憩時間を除いて１日につき８時間、１週間につき40時間を超えて、労働させてはならない」と規定されています。ただし一定の要件を満たして必要な手続きを行えば、変形労働時間制や事業場外みなし労働時間制、などの労働時間制度を適用することもできます。
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変形労働時間制 業務に繁閑のある事業場において、繁忙期に長い労働時間を設定し、かつ、閑散期に短い労働時間を設定することにより効率的に労働時間を配分して、年間の総労働時間の短縮を図ることを目的とした制度。 フレックスタイム制 事業所外みなし労働時間制 裁量労働制 |
これらの変形的な労働時間制度のうち、テレワークと親和性が高いのは、働く場所や時間帯に柔軟に対応することができるフレックスタイム制と事業場外みなし労働時間制です。
現在、通常の労働時間制度を適用している事業場でも、テレワーク導入を機にフレックスタイム制や事業場外みなし労働時間制の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
（５）就業規則を見直す
これまでと異なる労働時間制度を採用せず、従来のオフィス勤務の時と同じ労働時間制度である場合でも、従業員に通信費用を負担させるなどテレワーク勤務特有のコストが発生する場合には、就業規則の変更が必要となります。
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費用の負担 規定例 第〇条 会社が貸与する情報通信機器を利用する場合の通信費は会社負担とする。 ２ 在宅勤務に伴って発生する水道光熱費は在宅勤務者の負担とする。 ３ 業務に必要な郵送費、事務用品費、消耗品費その他会社が認めた費用は会社負担とする。 ４ その他の費用については在宅勤務者の負担とする。 |
下記の厚生労働省の「テレワーク モデル就業規則」で、テレワーク勤務規定のモデル事例等が紹介されていますので、参考にしてみてください。
参考： 厚生労働省「テレワークモデル就業規則 作成の手引き」
（６）テレワークのメンタルヘルスケア
テレワークの課題や悩みとしてよく挙げられるのが、「仕事とプライベートの切り分けが難しい」「つい長時間労働になってしまう」「孤独を感じやすい」といった、生活やメンタルに関わる問題です。自宅などオフィスとは異なる環境で働くため、働き方のリズムが崩れやすくなることもあります。
こうした悩みを解決できないまま働き続けると、メンタルヘルスの不調につながる可能性があります。しかしテレワークでは対面でのやり取りが減るため、上司や同僚が異変に気づきにくく、対応が遅れてしまうケースも少なくありません。日常の様子が見えにくい働き方だからこそ、企業側の配慮が重要になります。
特に自宅でのテレワークは、オンとオフの切り替えが難しいと言われています。そのため、終業時間を明確にして業務を切り上げるなど、長時間労働にならない工夫が必要です。また、テレワークが孤立した働き方にならないよう、チャットツールやオンライン会議などを活用し、定期的にコミュニケーションを取る仕組みを整えておくことも大切です。
さらに、50人以上の事業場に年1回以上の実施が義務づけられているストレスチェックについても、テレワーク環境ではより重要な役割を果たします。ストレスチェックは、今後は対象が全事業所が義務化されることが決定していて、、企業の健康管理体制がこれまで以上に求められることになります。
そこで、このストレスチェックの実施回数を増やしたり、オンラインランチ会など気軽に話せる機会を定期的に設けたりすることで、従業員の小さな変化に早く気づける体制をつくることができます。こうした取り組みを積み重ねることで、テレワークでも安心して働ける環境づくりにつながります。
ストレスチェッカーとは
「ストレスチェッカー」は、官公庁・上場企業・大学・医療機関などで利用されている国内最大級のストレスチェックツールです。
未受検者への自動リマインドや進捗確認、医師面接希望者の管理など、現場で必要な機能を標準搭載しているのはもちろん、2025年5月からは無料プランやWEB代行プランでも、体調不良や心理的負担による生産性低下「プレゼンティーイズム」の測定が可能です。
ストレスチェックは、これまで努力義務とされていた労働者数50人未満の事業場におけるストレスチェックの実施が義務化されることとなりました。
導入や運用の相談は、ぜひお気軽にお問合せください。
（７）テレワークを取りやめる時の方法
本格的にテレワークの運用が始まると、「ずっと自宅で仕事をするのはきつい」と感じる人が出てくることは十分に考えられます。また、出勤が必要な部署や職種の人からは、「テレワークの人は本当に仕事をしているのか」「電話対応などの業務が出社している人に偏ってしまう」といった不満の声が上がる可能性もあります。こうした意見の違いは、多くの企業で起こりやすい課題です。
こうした問題に配慮するあまり、テレワークの制度自体を取りやめるという判断をすると、今度はテレワークの良さを感じている従業員から「このまま続けたい」という声が寄せられることも考えられます。働き方に対する考え方は人によって異なるため、企業としてはバランスを取りながら制度を運用していく必要があります。
もしこのような状況になった場合は、あらためてテレワークを導入した目的や意義を整理し、従業員にていねいに説明することが大切です。なぜ導入したのか、どのような効果があったのかを共有することで、制度への理解を深めてもらうことにつながります。
たとえば、テレワーク導入後の労働生産性の変化や、従業員のモチベーションの状況、事業継続の面でどのような効果があったのかといった点を、できるだけ数値やデータを用いて説明すると説得力が高まります。そのうえで、出社勤務とのバランスをどう取るか、業務負担が偏らない仕組みをどう整えるかなどを検討し、従業員が働きやすい環境づくりを進めていくことが重要です。制度の見直しを柔軟に行いながら、不公平感や不満をできるだけ減らしていく姿勢が求められます。
（８）テレワークとダイバーシティ
テレワークの導入によって、これまでのように朝に会社へ出社し、夜に帰宅するという働き方だけでなく、さまざまな働き方を選択できるようになりました
これまで仕事と育児や介護の両立が難しく、やむを得ず退職してしまうケースでも、テレワークという選択肢があれば、自宅で仕事を続けながら家庭の事情にも対応できるため、離職率の改善につながる可能性があります。企業にとっても経験のある人材を確保し続けるという点で大きな意味があります。
とくに介護離職は、高齢社会が進む日本全体の大きな課題となっています。家族の介護が必要になったとき、仕事を続けるか辞めるかという選択に直面する人も多く、企業にとっても人材流出につながる問題です。
現在の法律では、介護休業制度や介護休暇制度などが整備されていますが、実際には制度を利用しづらいと感じる人もいます。そこにテレワークという働き方が加わることで、通勤時間の負担を減らしながら柔軟に働けるようになり、仕事と介護の両立が現実的になります。結果として、従業員が長く働き続けられる環境づくりにもつながっていくことが期待できます。
まとめ
テレワークのメリットやデメリット、導入する際に知っておきたいポイントについてご紹介しました。
テレワークは多くのメリットがありますが、労働時間の管理方法や制度の見直しが必要になる場合もありますし、セキュリティ対策を徹底するなどの施策も必要です。
また人は環境の変化によって少なからずストレスを感じるものですから、慣れないテレワークに戸惑いを感じる人もいるでしょうし、24時間家族といることにストレスを感じる人もいるでしょう。
したがってテレワークを導入する時には、労務管理やセキュリティ対策だけでなくメンタルヘルスケアがますます大切になっていくことは間違いありません。
従業員がテレワークでも安心して働くことができる仕組みの構築は、企業にとって急務といえます。
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社内の実施事務従事者にストレスチェックのシステムをご利用いただく『無料プラン』もございます。お気軽にお問い合わせください。
監修：山本 久美（株式会社HRデータラボ 公認心理師）
大手技術者派遣グループの人事部門でマネジメントに携わる中、社内のメンタルヘルス体制の構築をはじめ復職支援やセクハラ相談窓口としての実務を永年経験。
現在は公認心理師として、ストレスチェックのコンサルタントを中心に、働く人を対象とした対面・Webやメールなどによるカウンセリングを行っている。産業保健領域が専門。